Выбор компании для проведения мероприятий гораздо серьезнее, чем может показаться. Те, кто ограничивается проверкой портфеля, представленного на сайтах пары агентств, как правило, делают это не очень хорошо. Интернет примет все, и случается, что мероприятия, организованные кем-то другим, включаются в портфолио. В конце концов, клиент все равно этого не поймет… До тех пор. А если вас интересует event-компания, переходите на сайт Позитифф.
Спросить — это хорошая привычка
Хорошо, может быть, мы и в 21 веке, но все-таки не все можно сделать через Интернет. Опираясь исключительно на информацию с сайта, вы можете столкнуться с проблемами. Вы, конечно, можете позвонить в одну или две компании, но этого все равно недостаточно. Если речь идет о профессиональной организации мероприятий, то в самой Варшаве насчитывается несколько десятков компаний, которые считаются в этой отрасли. Поэтому было бы неплохо задать всем вопросы о возможности организации мероприятия.
Для этого необходимо подготовить эскиз с описанием собственных требований и отправить такой вопрос всем хорошим выставочным компаниям. Некоторые, скорее всего, вообще не ответят, некоторые скажут, что по разным причинам не смогут организовать мероприятие, но смогут найти интересные предложения, а после подхода тех, кто ответит на вопрос, можно будет медленно переходить к выбору лучшего агентства.
Специализация или универсальность
Среди компаний, участвующих в мероприятии, клиенты, выигравшие благодаря рефералам, являются настоящим сокровищем. Стоит, однако, помнить, что почтовая тапочка в этом случае имеет ограниченные возможности. Действительно хорошее событийное агентство может справиться с организацией любого мероприятия, но это требует обширной сети контактов и трудоустройства людей, которые имеют действительно огромный опыт.
Универсальность — сильная сторона событийного агентства, потому что границы между различными видами мероприятий размыты: интеграционное мероприятие имеет много общего с научной конференцией (по крайней мере, с организационной точки зрения), и стоит приложить усилия, чтобы найти агентство, сотрудники которого знают об этом.
Первый контакт и близкие встречи
Выбрав одно или два агентства, вы должны будете найти время для личной встречи. Обмен вопросами, резюме и предложениями по электронной почте, не говоря уже о телефонном разговоре, никогда не дает столько возможностей, сколько обычный разговор. Тем не менее, стоит к этому подготовиться: на стороне агентства это будет означать делегирование кого-то на встречу, кто будет позже наблюдать за событием, а на стороне поиска — кого-то, кто уже имеет более или менее полное видение события.
В случае наиболее важных мероприятий подобные встречи проводятся регулярно, открывается красная телефонная линия, но все зависит от масштаба, времени и сложности задачи. Однако стоит помнить, что плохой контакт с компанией, проводящей мероприятия, поставит даже самое простое мероприятие, которое можно будет организовать заранее.
