Чтобы верно определить стоимость осуществления переезда офиса и минимизировать затраты, необходимо заблаговременное произвести планирование. Это позволит оптимизировать расходы, в том числе при помощи разбиения одного большого переезда на несколько мелких. На каждый из таких переездов выделяется нужное число грузчиков, а сроки работ согласуются с опытными специалистами по логистике.
После того, как определен состав бригад, включающих в себя грузчиков, такелажников, специалистов по сборке мебели, производится расчет необходимого количества транспортных средств и упаковки, а также определяется актуальность применения дополнительного оборудования.
Специалисты компании подготовят план переезда, благодаря которому весь процесс пройдет гладко и вовремя. Офисный переезд – план будет включать в себя последовательность выполнения операций, требуемое время на каждый эпизод работ, общую стоимость переезда.
Чтобы полученный план соответствовал реалиям, заказчику необходимо со своей стороны предоставить полную и актуальную информацию о том, что именно и в каких объемах планируется перевозить, также необходимо упомянуть обо всех имеющихся тонкостях и озвучить особые пожелания, если таковые имеют место быть.
Если вы хотите заказать офисный переезд, приведем список основных моментов, которые при планировании переезда офиса необходимо обговорить в первую очередь:
- На каких этажах располагаются исходная и конечная точки переезда.
- Наличие/отсутствие грузовых лифтов.
- Расстояние от выхода из здания до места, где будет стоять машина перевозчиков.
- Схема комнат старого и нового офисов.
- Список негабаритных и тяжелых предметов.
- Количество рабочих мест.
- Перечень дополнительных услуг.
Поясним упомянутые моменты немного подробнее.
Информация о грузовых лифтах и этажности необходима для того, чтобы определить, какие максимальные по весу грузы и, каким именно способом будет удобнее перемещать при выносе из помещения или при вносе в него.
Необходимо знать, будет ли грузовой лифт полностью отдан нашим сотрудникам на все время переезда либо придется использовать его в порядке очереди. Нужно также знать размеры грузового лифта и его входного проема. Имея эту информацию, будет легче определиться с тем, какие предметы могут быть перевезены целиком, а какие придется разбирать.
Также можно будет прикинуть, сколько именно раз придется осуществлять загрузку/разгрузку лифта. В случае отсутствия грузового лифта информация об этажности поможет рассчитать трудозатраты на переноску грузов по лестнице.
Место парковки транспортного средства, на котором будет осуществляться перевозка, по возможности должно быть как можно ближе к выходу из здания. Чем дальше будет стоять машина, тем большее время потребуется на погрузку/разгрузку. План комнат офиса поможет заранее спланировать наиболее удобный порядок распределения работ, чтобы действия грузчиков были максимально рациональными.
Информация обо всех негабаритных и тяжелых предметах необходима для планирования такелажных работ, стоимость которых рассчитывается отдельно в зависимости от степени трудозатрат и характера применяемого оборудования.
Как правило, перевозка таких грузов осуществляется либо в самом начале, либо в самом конце переезда, чтобы не разбивать налаженный процесс перевозки обычных предметов, увеличивая, таким образом, общие сроки.
Количество рабочих мест позволит опытным специалистам заранее понять, какое примерно число стандартных предметов мебели необходимо будет перевезти. Количество рабочих мест сотрудников управляющего звена аналогично необходимо для расчета времени, затрачиваемого для перевозки более дорогих предметов офисной мебели. Дополнительные услуги, такие как разборка и сборка мебели и/или офисных перегородок, рассчитываются отдельно.
